La numérisation des archives ne se fait pas avec un simple scanner, un logiciel de conversion de fichier en PDF et deux heures devant vous. L’ampleur de la tâche, les enjeux économiques, le coût ainsi que le cadre juridique de la numérisation d’archives en font un sujet complexe. On vous explique comment procéder.
Définir ses besoins
On ne numérise pas des archives pour le plaisir et plus l’entreprise est de grande taille, et plus cette tâche est colossale. Il faut donc définir un cadre qui permette de comprendre les besoins de numérisation.
La première démarche est la contrainte budgétaire qui va forcément, en fonction du volume de documents, apporter un cadre à la démarche de numérisation.
Il faut pouvoir définir quelles archives méritent d’être conservées. Il ne s’agit pas de numériser pour numériser, mais bien de savoir quels usages auront dans le futur chacun des documents traités : conservation, recherche d’informations, documents accessibles à tous ou de façon restreinte, tout cela joue sur l’intérêt de numériser ou non certains documents.
La mise en place du GED
Le GED, c’est la Gestion électronique des Documents. Sans cette démarche, la numérisation n’aurait que très peu d’intérêt. En effet, le GED permet de trier les documents à partir de leur contenu et de tag, ou mots-clés, qui permettent la classification et la description du contenu. La gestion permet d’organiser aussi l’accès au document. À l’échelle d’une grande entreprise, chaque échelon n’a pas l’autorisation de consulter l’ensemble des documents. Avec la GED, chacun se voit attribuer un niveau d’accréditation qui sera aussi donné à chaque document afin de permettre, ou non, la consultation.
Le stockage des données
La question du stockage est importante aussi. Si le Cloud, ou autrement dit le stockage dans le nuage a la priorité, c’est parce qu’il permet l’accès instantané de n’importe quel document à partir de n’importe quel poste. Cela ne serait pas possible à partir d’un archivage en local.
Confier la gestion de l’archivage
Le processus de l’archivage est confié à une entreprise spécialisée dans la numérisation des documents. Elle utilise ainsi un matériel adapté afin de protéger les documents, mais aussi pour organiser la numérisation dans des délais aussi courts que possible. Cela permet dans le même temps de mettre en place le GED pour ouvrir l’accès aux documents le plus rapidement possible.
Déléguer la numérisation permet aussi de respecter le cadre juridique potentiellement complexe de la conservation des documents. La numérisation est un enjeu crucial, car il est la sauvegarde des documents d’hier et il s’agit même d’un enjeu national dans le domaine administratif. Mais il ne concerne pas que les grandes entreprises et administrations. C’est chaque entreprise, à son niveau, qui gagne en qualité à pouvoir archiver ses données, les rendre exploitables et organiser de façon aussi totalement dématérialisée toutes ses procédures actuelles.