Chaque entreprise est dans l’obligation d’émettre des factures à ses clients lorsqu’elle vend une marchandise ou un service. Celle-ci doit également recevoir des factures de ces fournisseurs lors d’un achat. La facturation par voie dématérialisée est de plus en plus courante et obligatoire pour les professionnels du secteur public. Les autres entreprises auront l’obligation dans quelques années de passer à la dématérialisation des factures. La conservation des factures papier est obligatoire, mais est-ce le cas pour les factures électroniques ? Découvrez s’il est obligatoire de conserver les factures électroniques, quel est le délai de conservation imposé par l’État et quelles sanctions l’entreprise peut encourir si elle ne respecte pas cette durée obligatoire.
Pourquoi conserver les factures électroniques ?
Les factures électroniques sont des factures émises, transmises et reçues par voie dématérialisée. Cette forme de facture digitale comporte un socle minimum de données structurées.
La facture dématérialisée est ainsi envoyée au client via une plateforme de dématérialisation. Cette dernière, tout comme les factures papier, est une pièce justificative parmi les documents comptables.
La dématérialisation des factures deviendra obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026.
Conserver les factures électroniques est important, notamment pour plusieurs raisons. En effet, celles-ci font office de preuve lors d’un litige commercial, c’est-à-dire qu’elles prouvent les conditions d’un échange (avec un client ou un fournisseur) ainsi que les différentes transactions qui ont eu lieu.
Il est également essentiel de garder les factures électroniques en cas de contrôle de l’administration fiscale pour prouver que l’entreprise respecte la législation en vigueur.
Est-il obligatoire de conserver les factures électroniques ?
Conserver les factures électroniques est obligatoire et réglementé par la loi, au même titre que les factures en format papier.
Cette obligation de conservation des factures dématérialisées est mentionnée par l’article L. 123-22 du Code du commerce.
La loi impose à toutes les entreprises de conserver les factures électroniques pendant un certain nombre d’années. Le non-respect de la conservation des documents de la comptabilité comme la facturation, ainsi que du délai obligatoire, place l’entreprise comme contrevenante à la loi.
Il faut donc conserver les factures électroniques et les stocker sur un support informatique, tel qu’un ordinateur.
Délai de conservation des factures dématérialisées
Conserver les factures électroniques et les factures papier est une obligation légale, et ce, pendant plusieurs années. Qu’elles se présentent sous format papier ou sous format digitalisé, leur durée de conservation est identique.
Le délai obligatoire pour conserver les factures électroniques est de 10 ans minimum. Leur conservation se fait obligatoirement sur un support informatique pendant 3 ans et ensuite, l’entreprise est libre de choisir de quelle façon elle souhaite archiver ces dernières jusqu’à la fin de la durée imposée.
La conservation des factures dématérialisées est réglementée par l’État et toute entreprise qui ne respecte pas la loi risque des sanctions.
Ne pas conserver les factures électroniques : quelles sanctions ?
Ne pas conserver les factures électroniques entraîne des risques financiers pour l’entreprise. Les sanctions peuvent être diverses suivant la gravité de la fraude.
L’entreprise peut notamment payer une amende de 50 % du montant facturé de la facture non conservée.
Pour les factures fournisseurs, cette dernière peut aussi se voir refuser la déduction de charges.
Enfin, pour tout document comptable absent ou détruit, la société risque une amende de 10 000 euros.